Integritetspolicy för Ordnad

1 Personuppgiftsansvarig

ORDNAD AB (Org.nr: 559584-0967) agerar som personuppgiftsansvarig för den information vi samlar in om dig som användare (t.ex. kontaktuppgifter). För de uppgifter du laddar upp i plattformen gällande din organisation (t.ex. personallistor eller dokumentation), agerar Ordnad normalt som personuppgiftsbiträde enligt ett separat personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).

2 Vilka uppgifter vi samlar in

• Identitets- och kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, yrkesroll och organisationstillhörighet.
• Organisationsdata: Organisationsnummer, adress och faktureringsinformation.
• Tekniska data: IP-adress, inloggningsuppgifter, webbläsartyp, tidszon och metadata kring hur du interagerar med plattformen.
• Användargenererat innehåll: Information och dokument som laddas upp för analys, samt metadata kopplad till dessa filer.

3 Ändamål och laglig grund

Vi behandlar dina uppgifter för olika ändamål. Vanliga ändamål och lagliga grunder inkluderar:

4 Hur vi använder AI för att behandla dina data

Ordnad använder AI-tjänster för att analysera och sammanfatta information du laddar upp, såsom PDF-dokument, bilder och kalkylblad. Denna data skickas till externa AI-leverantörer (t.ex. Mistral AI) för automatiserad analys.

• Data skickas via krypterade kanaler och behandlas enligt dataskyddsavtal.
• Ordnad instruerar AI-leverantörer att inte använda dina data för att träna nya AI-modeller.
• Du kan välja bort AI-analys och granska användargenererat innehåll manuellt.

5 Delning av data

Vi delar personuppgifter endast i följande fall:

• Tjänsteleverantörer: Vi kan dela data med underleverantörer som hjälper oss att leverera tjänsten (hosting, e-post, AI-analys).
• Rättslig förpliktelse: Vid domstolsbeslut eller efterlevnad av lagar kan vi lämna ut uppgifter för juridiska ändamål.
• Verksamhetsövergång: Vid försäljning eller sammanslagning av Ordnad kan personuppgifter överföras som en del av avtalet.

6 Datasäkerhet och lagring

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, ändring eller radering. Detta inkluderar:

• Kryptering av data under överföring (TLS/SSL).
• Autentisering och åtkomstkontroll.
• Regelbundna säkerhetsrevisioner och uppdateringar.
• Datalagring hos certifierade molntjänstleverantörer (Google Cloud).

7 Lagringstid

Vi lagrar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla avtalet eller följa lagstadgade skyldigheter. Efter att ett avtal avslutats raderas personuppgifter inom rimlig tid, såvida vi inte enligt lag är skyldiga att behålla dem. Innehåll som laddats upp för analys kan behållas längre för revisionsändamål.

8 Dina rättigheter enligt GDPR

Du har följande rättigheter gällande dina personuppgifter:

• Rätt till tillgång: Du kan begära att få se vilka personuppgifter vi har om dig.
• Rätt till rättelse: Du kan kräva att vi korrigerar felaktig information.
• Rätt till radering: Du kan begära att dina personuppgifter raderas (under vissa förutsättningar).
• Rätt till dataportabilitet: Du kan begära att få ut dina data i ett maskinläsbart format.
• Rätt att invända: Du kan invända mot viss behandling av dina uppgifter.

För att utöva dessa rättigheter kan du kontakta oss på privacy@ordnad.com.

9 Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan för att återspegla ändringar i vår databehandling eller ändringar i lagstiftning. Vi kommer att meddela dig om väsentliga ändringar via e-post eller genom ett tydligt meddelande på vår webbplats.